lundi 18 juin 2012

L' ENTREPRISE (2) A CHACUN SA PLACE

Lors du précédent article, nous avons vu qu'une entreprise peut être traitée comme une personne, en cas de difficultés ou quand celle-ci est malade. 
Pour observer les dynamiques à l'intérieur d'un groupe (ou une entreprise) , Eric Berne propose 6 outils d'observation d'où peuvent découler des interventions qui permettront d'utiliser les moyens et une qualité de rendement permettant de réaliser un objectif avec l'optimisation des moyens engagés ( L'EFFICIENCE ).
Le premier de ses outils est:  

1) LA STRUCTURE PUBLIQUE

Imaginez un groupe où chaque personne ne sait pas quel est son rôle, ce que le groupe attend de lui, ce qu'il attend lui-même du groupe et qui ne connaît pas la place qu'il occupe au sein du groupe.   
Si toutes les positions prévues par la structure organisationnelle du groupe ne sont pas occupées, l'entreprise a un personnel insuffisant, si ce n'est pas de façon efficace (dans le cas d'un mauvais recrutement), l'entreprise a un personnel incompétent, si ceux qui la quittent ne sont pas remplacés, l'existence même de l'entreprise est en danger car chaque personne au sein d'un groupe, d'une entreprise, a un rôle bien défini pour la survie du groupe. 

La structure publique est celle qui apparaît assez rapidement à n'importe quel observateur.
Qui fait quoi ? Quelle est sa place ? Quels sont les moyens mis à sa disposition pour la réalisation des objectifs du groupe ?

A chacun sa place
Oui, me direz-vous et pourtant cette règle de base n'est pas toujours mis en place.
Prenons l'exemple d'une petite entreprise familiale où la structure publique se mêle à la sphère privée et où la polyvalence est de mise.
Monsieur M s'occupe des clients, des fournisseurs, des devis et des appels d'offres, des chantiers, du commercial et Madame M s'occupe de la comptabilité, des ressources humaines, du secrétariat. 
Les ouvriers s'occupent des chantiers.
Monsieur ou madame tombe gravement malade, que se passe-t-il ? Monsieur et madame divorcent ou se séparent, que se passe-t-il ?
Madame est la comptable de l'entreprise ou la femme de monsieur au sein de l'entreprise ? 

La structure publique illustre l'emplacement de chacun.

La structure individuelle qui est l'existence physique de chacun.
Autre exemple: dans une entreprise moyenne avec plus de 1000 salariés.
Un cadre est à la fois directeur des ressources humaines, directeur financier, directeur des services administratifs, directeur commercial et adjoint à la direction générale.
Pensez-vous que cette personne a la capacité d'être performante dans chacun de ses rôles attribués ?
A-t-elle le temps nécessaire de s'occuper de tout, de chapeauter tout efficacement ?

Le diagramme aide à se souvenir qui a dit quoi, à qui, et où.
Dans mon exemple ci-dessus: qui dit quoi ? le directeur des R.H ou le directeur administratif ou le directeur financier ? la comptable ou la femme de monsieur M ? le commercial, le chargé d'études, le chef de chantier ou le mari de madame M ? 

Aide à situer comment a été la réponse.
Aide à situer les positions relatives de chacun, je suis près de qui ? je suis loin de qui ?
Aide à situer les places dans la pièce (l'entreprise).

Collecte les informations suivantes:    
Nombre de rencontres du groupe (réunions).
Date, jour, heure et durée de la rencontre.
Nombre de rencontre par semaine ou mois ou année.
Nombre total des membres du groupe et nombre des membres présents.
Pourcentage d'assistance à la vie du groupe pour son bon fonctionnement, sa survie. (une cohésion de groupe doit être supérieure à 70%).

Imaginez + de 30% d'absents non  remplacés (congés payés, maladie, démissions, licenciements, absentéisme non justifié), l'entreprise ne peut plus fonctionner correctement, efficacement, et à moyen terme c'est sa survie qui est en jeu.

La structure organisationnelle qui montre l'efficacité avec laquelle le groupe ou l'entreprise va atteindre ses objectifs.
Elle spécifie les rôles et les positions nécessaires aux objectifs de l'organisme.
Elle confère au groupe son identité et est essentielle pour une activité efficace.

Eric Berne énumère trois catégories de base: 
La structure simple:  un groupement social doté d'une frontière interne séparant les leaders des non-leaders
exemple: Monsieur M qui est le patron (leadership) et de l'autre côté madame M et les ouvriers.

La structure composée: Il s'agit d'une structure hiérarchisée.  (Les PME)
Exemple: Un patron (directeur) - Un chef de service - des salariés administratifs - des ouvriers.

La structure complexe: Elle se divise en segments, en départements.(Les grandes entreprises ou multinationales)
Un président directeur général ou président d'association.
Un directeur général - Un directeur commercial - des commerciaux - des assistants commerciaux.                 Un directeur financier - Responsable comptabilité clients - Employés
 Responsable recouvrement  - Employés.
Un directeur R.H       - Responsable service paie salariés - Employés
Assistants RH
Responsable formations
Responsable juridique
Un directeur service export  (si activités à l'étranger)
Directeurs départements (un produit ou activité spécifique si plusieurs activités au sein                                   de l'entreprise)
Directeurs d'agence - Commerciaux - Assistants commerciaux - Employés                                      administratifs - Ouvriers.                    

 La photographie de l'entreprise où chacun à sa place ET un rôle défini est:  L'ORGANIGRAMME.

Alors, je vous conseille vivement de demander en entretien d'embauche l'organigramme de l'entreprise qui vous permettra de vous situer et de vous faire définir votre place et votre rôle.
De savoir qui est qui et qui fait quoi, avec qui vais-je travailler, qui va me parler, à qui vais-je parler ?
Et cela montrera l'intérêt que vous portez à l'entreprise, au groupe.   

Prochain article:  L' autorité (3)

Cordialement
Christophe Georgin.





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